Der OHFV e.V. hat sich eine Zuchtbuchordnung gegeben, die Sinn und Wert dieser Dokumentation gerecht wird. Echte Gemeinnützigkeit liegt dann vor, wenn die Nutzung des Werkes der Allgemeinheit möglich, das Zuchtbuch zur Einsichtnahme jedem berechtigt Interessierten zugänglich ist. Zu diesem Personenkreis zählen etwa Halter und Züchter von Hunden jener Rassen die im OHFV-Zuchtbuch mit wenigstens einem Eintrag vertreten sind. Für diese Aufwendungen wird von Externen eine geringe Gebühr erhoben, da wir jede Einsichtnahme aus verständlichen Gründen auch protokollieren. Mit seriösen, kooperierenden Vereinen und Verbänden pflegen wir einen freizügigen Datenaustausch auf vertraglich geregelter Basis. Darüberhinaus steht es jedem Bürger frei, sich über die Qualität unserer Zuchtbuchführung ein eigenes Urteil zu bilden.
Sobald die technisch-organisatorischen Voraussetzungen geschaffen sind wird erwogen unsere Zuchtbücher zur online Einsichtnahme bereitzustellen. Dazu müssen zum Schutz vor Mißbrauch noch umfangreiche Details eruiert und der Zugriff auf personenbezogene Daten durch Unberechtigte sicher unterbunden werden.

Anders als in dubiosen Vereinen kennt der OHFV keine Interessenskonflikte die aus mehreren Scheinvereinen unter einem Dach und diversen "Zuchtbüchern" solcher Konstrukte in einer einzigen schmierigen Hand hervorgehen. Beim OHFV werden niemals Rassehunde, aus dem Nichts "vom Himmel" in einen bestehenden Zwinger gefallen, in eine Abstammungsreihe aufgenommen. Das ist schlicht Betrug, bei uns und für uns undenkbar! Ebensowenig werden wir Bastarde in Zuchtbücher aufnehmen oder Tiere mit Scheindokumenten versehen, die namentlich eine Rasse vorgeben obwohl ihnen das entscheidende Kriterium dazu fehlt.

Unsere Zuchtbuchordnung sieht vor, für jede im Verein vertretene Rasse ein separates ZB durch einen Zuchtbuchreferenten, der auch Rassebetreuer dieser Rasse bzw. der ihr übergeordneten Sektion ist, zu führen. Zur sicheren Vermeidung von Interessenskonflikten handelnder Personen müssen alle ZBR durch die Mitgliederversammlung bestätigt werden. Die Zuchtbuchstelle führt das zentrale Hauptzuchtbuch, in welches alle Daten der Rasse-ZB per DTA regelmäßig eingepflegt werden.
Unsere Zuchtbücher sind durch eine sperrfähige Software vor nachträglicher Manipulation geschützt. Dieser Manipulationsschutz entspricht den gesetzlichen Artenschutzbestimmungen, was eine wesentlich höhere Qualität darstellt als sie für die Zucht von Hunden üblich ist.

Ein ordnungsgemäß geführtes Zuchtbuch stellt ein Dokument von unschätzbarem Wert dar. Darum ist es von elementarer Bedeutung, daß nur solche Personen mit der Führung und Bearbeitung betraut werden, denen akribisch korrektes Arbeiten ein Grundbedürfnis ist. Nicht der Wille allein, die innere Einstellung sind entscheidend dafür, ob jemand mit so einer Aufgabe betraut werden kann, ja darf! Im Grunde ist ein Zuchtbuch nichts anderes als eine statistische Datensammlung und in diesem Sinne muß sie auch betrieben werden. Dazu gehört auch, daß Daten nur aus vertrauenswürdigen, nachprüfbaren Quellen übernommen werden dürfen. An erster Stelle stehen hierbei Originaldokumente. Diese Belege werden in der Urkundenstelle geordnet archiviert. Dazu gehören u.a. alle vom Züchter einzureichenden Belege, beginnend beim Antrag auf Zuchtzulassung bis zur Übernahme des Wurfes in das Zuchtbuch. Ebenso werden alle Laborberichte und Röntgenauswertungen im Original hier archiviert. Dem Züchter, der diese Untersuchungen bezahlt hat, werden beglaubigte Arbeitskopieen überlassen. Scheidet ein Mitglied aus dem OHFV aus, werden ihm selbstverständlich auf Wunsch die archivierten Originale seiner eigenen, aktuell lebenden Tiere ausgehändigt.
Die Urkundenstelle führt zudem das "OHFV-Zwingerbuch". Anders als in den individuellen Zwingerbüchern werden darin die vom OHFV geschützten Zwingernamen mit ihrer Historie und den personenbezogenen Daten ihrer Inhaber festgehalten. Dazu gehört auch die Dokumentierung aller vom OHFV ausgestellten Urkunden, Diplome, Zertifikate etc. Die Urkundenstelle ist ein in sich geschlossener Bereich und als solche Teil des zentralen OHFV-Archives, in welchem sämtlicher interner und externer Schriftverkehr aufbewahrt wird.
Neben der beleghaften Archivierung werden ein Großteil aller Dokumente auch elektronisch gesichert. Dafür stehen dem OHFV entsprechende Serverkapazitäten in zwei unabhängigen Rechenzentren zur Verfügung. Wir sind überzeugt, alles getan zu haben um einem unkontrollierten Datenverlust vorzubeugen.